Buchhaltung und Abrechnung outsourcen
Back to Backoffice mit der DIS

Interview mit Thomas Spindler, dem Geschäftsführer der DIS Abrechnung- und Consulting.

Frage: Stark vereinfacht kann man sagen, dass Mieten den Hauptumsatzträger der Wohnungswirtschaft bilden, Buchhaltung und Abrechnung hingegen die Hauptbeschäftigung. Bezüglich letzterer haben Wohnungsunternehmen mit über 2.000 Wohneinheiten in der Regel eine recht üppige Personaldecke, bei der Abrechnungsspitzen gut aufgefangen werden können. Warum sollten sie dennoch diesen zentralen Bereich an die DIS auslagern?

Spindler: Die täglichen Aufgaben der Wohnungsunternehmen haben sich in den letzten Jahren maßgeblich erweitert. Das liegt insbesondere an den erheblichen Mehraufwänden rund um die Bewirtschaftung der Bestände, aber auch an den erhöhten Anforderungen der Kunden - sprich Eigentümer und Mieter - in Bezug auf die Bereitstellung von Abrechnungen und Auswertungen.

Diese richten sich gleichwohl an Verwalter und Wohnungsunternehmen aller Bestandsgrößen, wobei größere Unternehmen konsequenterweise die stärkere Personaldecke haben. Gleichzeitig steigt der Wettbewerbsdruck unter den Verwaltern mit dem Ergebnis, teils deutlich geringerer Vergütung bei höheren Leistungsanforderungen. Der allgemeine Fachkräftemangel tut dann sein Übriges.

Frage: Wer aber outsourct, gibt Kontrolle ab. Gerade in diesen Fällen dürfte das doch problematisch sein?

Spindler: Ganz im Gegenteil: Kontrolle entsteht durch Transparenz und die erfordert zum Beispiel ein leistungsfähiges Auswertungsmanagement. Das haben viele kleinere Buchhaltungen nicht.

Um das mal ganz plastisch zu machen: Einige Wohnungsunternehmen machen ihre Abrechnungen noch in Tabellenkalkulationsprogrammen und handelsüblichem Serienbrief. Dafür sind diese Anwendungen aber nicht ausgelegt. So wichtige Dinge, wie Nachbuchungen, Abgrenzungsbuchungen, periodengerechte Zuordnungen und so weiter, werden manuell erstellt. Das ist überaus fehleranfällig. Bei der DIS erfolgt die Abrechnung professionell, reibungsarm und schnell, wie bei sehr großen Unternehmen.

Frage: Was genau ist denn der Vorteil Ihrer Leistung?

Spindler: Wir leisten für unsere Kunden 3 Dinge: Wir erweitern und flexibilisieren deren Handlungsspielräume, indem wir ihnen alles abnehmen, was in Spitzenzeiten ggf. Kapazitätsprobleme verursacht. Auf diesem Wege reduzieren wir zudem Verwaltungskosten und erhöhen zugleich die Abrechnungsgeschwindigkeit durch unsere professionelle Infrastruktur.

Der Kunde kann dadurch seine Kernkompetenzen kultivieren und sogar die Basis für Wachstum legen. Er muss nicht mehr diese riesige Buchhaltungswelle vor sich herschieben. Das Ganze hat noch einen Nebeneffekt: Gerade in Regionen, die stark vom Fachkräftemangel betroffen sind, ist die Konzentration hochqualifizierter Leistungen ein guter Weg der Linderung.

Frage: Erklären Sie bitte den Flexibilitätsgewinn am Beispiel eines kleinen Verwalters. Was hat gerade der davon?

Spindler: Grundsätzlich gilt: Durch die Ausgliederung der Buchhaltung an uns, wappnen sich gerade kleine Verwaltungen für Bestandsübernahmen. Das bedeutet, sie schaffen die Flexibilität für Wachstum.

Eine Buchhaltungskraft kostet je nach Region ca. 2.800 Euro zzgl. Arbeitgeberanteile. Bei einer Verwaltung mit 500 Wohneinheiten ist somit in der Regel nur diese eine Buchhaltungskraft verfügbar. Der Fokus liegt ja naturgemäß auf der laufenden Abrechnung, nicht auf Abrechnungsspitzen oder vagen Hoffnungen. Kommen kurzfristig 300 Wohneinheiten hinzu, sprengt das den normalen Rahmen - Urlaub und Krankheit tun dann Ihr Übriges.

Mit unserem Backoffice kann sich der Verwalter sicher sein, dass die Buchhaltung ohne Versatz mitgeht - ganz egal wohin der Weg führt und in welcher Geschwindigkeit es vorangeht.

Frage: Ihre Dienstleistung ist klassisches „Business to Business“. Daher gezielt die Frage: Welche speziellen Vorzüge kann Ihre Dienstleistung beim Mieter bewirken?

Spindler: Der Deutsche Mieterbund geht davon aus, dass ein nicht ganz unerheblicher Anteil aller Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft ist. Das ist weniger ein juristisches Problem als eines, dass mit Qualität zu tun hat.

Die zeigt sich beim Mieter in 2 Aspekten: Transparenz und Rechtssicherheit. Eine gewöhnliche Nebenkostenabrechnung hat 15 Posten - von der Heizung bis zur Straßenreinigung. Das ist ein überaus komplexes Thema: Es passieren Fehler, die an vielen Stellen entstehen können und die einfach nicht entdeckt werden, da die Abrechnung im wahrsten Sinne nicht lesbar ist.

Dadurch, dass wir diese Prozesse bei uns konzentrieren, also hochprofessionelle Infrastruktur und Expertise vorhalten, erhöhen wir die Transparenz und Rechtssicherheit drastisch und so wird die Nebenkostenabrechnung aus unserem Hause richtig und verständlich. Der externe Buchhalter schaut halt anders auf die Belege als der im Unternehmen Angestellte.

Frage: Bleiben wir mal bitte bei der Praxis: Wie läuft der Datenaustausch zwischen dem Kunden und der DIS ab?

Spindler: Das ist extrem einfach: Der Kunde arbeitet mit uns im selben, webbasierten System. Das heißt, er sieht immer exakt den Datenbestand, in dem wir bei der DIS arbeiten. Zudem entstehen keine Datendoubletten, die für Redundanzen und Fehler sorgen und das System unnötig aufblähen.

Der Austausch geht so: Es gibt einen gemeinsamen Datenraum, in dem wir die Belege - sprich Rechnungen - übernehmen. Der Kunde lädt sie hoch oder mailt diese dort hinein, sie werden mit Schriftenerkennung digitalisiert, verschlagwortet und zugeordnet. Unsere Buchhaltung wird dann vom System informiert und iniziiert in Echtzeit den Abrechnungsprozess. So gibt es keinen Zeitversatz, alles ist ganz simpel.

Der Kunde hat dabei vollkommen unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät (Smart-phone, Tablet, PC/Laptop) vollen Zugriff auf seine individuellen Daten und erstellt quasi ganz nebenbei ein Backup seines Rechnungswesens - auf einem deutschen Server.

Frage: Herr Spindler, die DIS ist seit 2 Jahren eine Tochter der Innotec Abfallmanagement, deren Geschäftsführer Sie eben-falls sind. Was will ein Facility-Dienstleister mit einer Backoffice-Agentur?

Spindler: Die Innotec Gruppe ist keineswegs neu auf dem Gebiet der Abrechnung. Sie kommt ja vom Abfallmanagement und hat über 20 Jahre Erfahrung als Marktführer.

Mit dem als „revolutionär“ zu bezeichnenden Ansatz des Performance-Contractings am Müllplatz und dem großflächigen Einsatz der Müllschleuse bewegt sich die Innotec Gruppe überaus souverän auf dem Gebiet der Nebenkostenabrechnung. Das DIS-Portfolio ist hier eine konsequente Ergänzung und Fortführung.

Frage: Warum heißt es dann nicht Innotec Abrechnung & Consulting?

Spindler: Mit Facility-Services, Verkehrssicherung, Trinkwassersicherheit und dem Abfallmanagement schärft die Innotec Gruppe ihr Profil als Full-Service-Dienstleister permanent.

Ihre Dienste materialisieren sich unmittelbar an der Liegenschaft, wobei das kaufmännische Backoffice der DIS ganz klar ein Verwaltungsthema ist. Den Unterschied wollen wir darstellen und kommunizieren die DIS daher bewusst außerhalb der Innotec. Nichtsdestotrotz zitiert der Außenauftritt der DIS den der Innotec Gruppe unübersehbar - auch das ist beabsichtigt.

Das Gespräch mit Thomas Spindler führte Markus Brüggemann von Geobytes

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